Agile omwenteling in een communicatie team
15 februari 2019
Werner van Bastelaar, directeur Communicatie & Voorlichting bij de Sociale Verzekeringsbank, kondigde een half jaar geleden binnen z’n afdeling aan dat het tijd werd mee te gaan in de agile beweging van de organisatie. Een gesprek over de aanleiding, de invoering, de valkuilen én de resultaten.
Zomaar alles in een agile eenheidsworst gieten als nieuwe manier van werken gaat ‘m niet worden.”
100%
“Als het de keuze is van SVB om agile in te voeren, dan ben je als communicatie-afdeling aan je stand verplicht om daarin mee te doen. Bovendien hadden we een stok achter de deur. Uit een evaluatie van de afdeling kwamen verbeterpunten zoals beter luisteren naar klanten, een pro-actievere houding in ons advieswerk en echt intern samenwerken in plaats van een vraag helemaal overnemen en op eigen houtje aan de oplossing werken. Als je deze verbeteringen naast het agile gedachtegoed houdt dan concludeer je maar één ding: agile leent zich er 100% voor om door te voeren.”
Typemachines
“Hoe we begonnen? Op een manier die veel communicatie-afdelingen zullen herkennen. Geeltjes plakken, zodat inzicht ontstaat in de hoeveelheid werk van de afdeling. Het echte werken met agile rollen, een sprintritme en alle rituelen zijn we gestart met hulp van een externe coach. Kijk, toen ik begon met werken stonden er nog typemachines op de bureaus. Ik heb grote veranderingen in ons werk meegemaakt en dit is er weer zo één. Als je dan mensen in huis haalt die helpen, gaat het zo veel soepeler dan dat je zelf als team zonder echte ervaring hiermee gaat bedenken hoe het moet.”
Zelf verantwoordelijk
“Voor deze manier van werken is het nodig dat mensen zich op een andere manier ontwikkelen, zelf de verantwoordelijkheid gaan pakken voor strategieën om waarde te scheppen samen met anderen. Die verandering van buiten naar binnen brengen lukt het beste als je het werk kent van communicatie. Zomaar alles in een agile eenheidsworst gieten als nieuwe manier van werken, dat gaat ‘m niet worden.”
Welgemeend advies
“In communicatie zit veel dynamiek, veel ad-hoc werk. Een vraag komt binnen en moet de zelfde dag afgewerkt zijn. Daarvoor is het nodig om ruimte te houden. Maar het is ook nodig om ruimte te scheppen voor werk dat strategische impact gaat hebben. Vaak op langere termijn. Zet iemand naast het team die ervaring heeft met agile en die het vak van binnenuit kent. Dat is mijn welgemeende advies aan communicatie directeuren. “
Keuzes
“Loslaten. Daar heeft ons team meer moeite mee dan ik van te voren had gedacht. Om silo’s en expertise-bubbels te doorbreken werken we met een paar teamleden tegelijk aan strategische projecten. Soms betekent dit dat je keuzes moet maken en je betrokkenheid bij een ander project even los moet laten. Daar mogen we ons nog wat flexibeler in opstellen. Overigens geven teamleden grif toe dat ze hier nog moeite mee hebben.”
Opleveren
“Agile leidt tot realisatie. Dat is voor mij de grote meevaller. In het begin denk je: ‘doen we het nu wel echt?’. En dan zie je dat producten worden opgeleverd. Teamleden delen veel meer met elkaar waar ze mee bezig zijn en maken elkaars werk echt beter. Er begint een gevoelde gezamenlijke verantwoordelijkheid te ontstaan voor het communicatiever maken van de hele organisatie.”
Nee-potje
“We raken gewend aan de agile rituelen en de manier om werk aan te pakken samen met de organisatie. De volgende stap is onze backlog strategischer maken. En in het verlengde daarvan meer ‘nee’ zeggen. Versnippering tegengaan om meer focus aan te brengen op zaken waar communicatie echt het verschil kan maken. We hebben een ‘done’ vaas, waarin alle afgewerkte taken en projecten verdwijnen. Een ‘nee-potje’ voor afgeslagen werk hebben we nog niet… Ja, dat is een concrete stap voor de komende weken.”
Bio Werner van Bastelaar
Momenteel is Werner van Bastelaar werkzaam als directeur Communicatie & Voorlichting van de Sociale Verzekeringsbank.
Eerder werkte hij als hoofd Media Relations bij Post NL, als consultant bij Fleishman-Hillard en bij Edelman en als hoofd Communicatie van de Autoriteit Financiële Markten.
Zijn eerste managementervaring deed hij op als hoofd Communicatie van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers.
Werner begon zijn carrière in de journalistiek en werkte voor het nationale persbureau ANP, voor het Franse dagblad Le Monde, als parlementair verslaggever en als rechtbankverslaggever.